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# Découvrir les connaissances

> Collections, documents et données : où se trouve la mémoire organisée du workspace.

> [!NOTE]
>
> Concept · 7 min

> [!TIP]
>
> **Exemple métier.** Les exemples achats, qualité ou industrie illustrent le parcours. Adaptez
> les données, les rôles et le vocabulaire à votre contexte.

Les **Connaissances** constituent la mémoire organisée du workspace. Les collections réunissent des
documents et données qui partagent un contexte, un propriétaire ou une audience. Les dossiers
organisent localement leur contenu ; les tags permettent de retrouver un sujet à travers plusieurs
collections.

La galerie distingue **Toutes**, **Mes collections** et **Partagées**. Le bouton **Créer collection**
ouvre le choix entre une collection personnelle et, lorsque vos droits le permettent, une équipe.

![Fenêtre Créer collection avec les champs Nom, Description et Assigner à une équipe](https://mintcdn.com/alyzai/St7evzCbpXJOLQ-i/images/product/connaissances/collections.png?fit=max\&auto=format\&n=St7evzCbpXJOLQ-i\&q=85\&s=97da78249426c72b4e64ed2bebbe0c1f)

Créer collection demande un nom, une description et une équipe facultative.

## Choisir le bon type de contenu

| Type | À utiliser pour |
| - | - |
| **Document** | un texte à lire, rechercher et citer |
| **Table ou dataset** | des lignes et colonnes à filtrer, agréger ou mettre à jour |
| **Dossier** | regrouper visuellement des éléments dans une collection |
| **Tag** | créer une classification transverse et partagée |

Une procédure rédigée appartient à un document. Une liste de dossiers avec statut et échéance
appartient à une table. Évitez de placer une donnée structurée importante uniquement dans un
paragraphe si elle doit ensuite être filtrée ou calculée.

> [!NOTE]
>
> Les collections peuvent être mentionnées avec `@` dans l’Assistant, ajoutées au périmètre d’un
> agent et contenir la table cible d’un formulaire. Chaque usage reste soumis aux permissions de
> la ressource et de l’utilisateur.

## Collection, dossier et tag

Une collection détermine le grand contexte d’accès et de responsabilité. Un dossier répond à une
question de rangement interne. Un tag répond à une question de recherche transverse.

Par exemple, une collection peut appartenir à une équipe, des dossiers séparer les années et des
tags identifier le statut ou le sujet. Ne créez pas une collection uniquement pour remplacer un
tag, ni un tag pour reproduire toute une arborescence.

## Cycle de vie

```mermaid theme={null}
flowchart LR
	A["Créer la collection"] --> B["Définir sa portée"]
	B --> C["Ajouter document ou table"]
	C --> D["Classer et taguer"]
	D --> E["Attendre le traitement"]
	E --> F["Tester dans l’Assistant ou un agent"]
	F --> G["Mettre à jour ou synchroniser"]
```

## Limites et permissions

* La portée d’une collection ne doit pas être plus large que son contenu le plus sensible.
* Ajouter un document ne garantit pas qu’il soit immédiatement interrogeable ; attendez son état
  prêt.
* Une source connectée peut cesser de se synchroniser si le compte ou la connexion expire.
* Renommer une table, une colonne ou un tag peut affecter les formulaires, widgets, rapports et
  workflows qui les utilisent.
* Une réponse produite depuis Connaissances doit pouvoir être vérifiée dans la source d’origine.
* Les doublons et versions obsolètes réduisent la qualité de recherche ; définissez un propriétaire
  de mise à jour.

## Étapes suivantes

> [card] [Organiser une collection](https://docs.alyzai.com/fr/connaissances/organiser-une-collection.md)
>
> Créer une portée claire, ajouter puis vérifier les premiers éléments.

> [card] [Gérer la taxonomie de tags](https://docs.alyzai.com/fr/connaissances/gerer-les-tags.md)
>
> Gouverner une classification transverse sans multiplier les doublons.


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