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# Ajouter des documents et les synchroniser

> Importer un document, le ranger dans une collection et comprendre sa mise à jour.

> [!NOTE]
>
> Tutoriel · 10 min

## Résultat attendu

Un document est visible dans la bonne collection, avec un nom, une portée et des tags utiles. Son
état est prêt et une question de contrôle permet de retrouver une information explicite dans le
contenu.

<Snippet file="snippets/permissions.mdx" />

## Avant de commencer

* Choisissez entre un fichier figé et une source connectée qui doit rester synchronisée.
* Vérifiez que vous utilisez une version finale et autorisée.
* Retirez les données qui ne doivent pas être indexées ou partagées.
* Contrôlez la lisibilité du texte, notamment pour un scan ou une image.
* Identifiez la collection et le propriétaire responsables des mises à jour.

**1. Ouvrez la collection cible**

Dans **Connaissances**, choisissez la collection qui correspond au propriétaire, à l’audience
et à l’usage. Ne choisissez pas uniquement le dossier dont le nom paraît proche.

![Menu Ajouter d’une collection Alyzai avec les choix Document et Synchroniser avec SharePoint](https://mintcdn.com/alyzai/St7evzCbpXJOLQ-i/images/product/connaissances/collection.png?fit=max\&auto=format\&n=St7evzCbpXJOLQ-i\&q=85\&s=42478e2fdbbe40c1a599f0bf3e13ca6d)

Le menu Ajouter distingue l’import d’un document de la synchronisation avec SharePoint.

**2. Ajoutez la source**

Choisissez **Ajouter > Document** pour un fichier local ou **Ajouter > Synchroniser avec
SharePoint** pour répliquer une source SharePoint disponible. Pour une connexion, vérifiez le
compte, le site et le dossier exacts ; pour un import, contrôlez le nom et l’ouverture du
fichier local.

**3. Nommez et classez**

Adoptez un titre compréhensible hors de son dossier, indiquez si nécessaire une date ou une
version, puis appliquez seulement les tags qui facilitent une recherche réelle.

**4. Attendez le traitement**

Le document peut passer par un état de préparation avant d’être interrogeable. Attendez l’état
prêt. Si le traitement échoue, n’utilisez pas sa présence dans la collection comme preuve que
son contenu est disponible.

**5. Vérifiez avec une question précise**

Dans l’Assistant, mentionnez le document ou sa collection et posez une question dont la
réponse figure mot pour mot ou sans ambiguïté dans le contenu. Demandez la citation ou le
passage utilisé.

## Import ou synchronisation

| Mode | Comportement |
| - | - |
| **Document importé** | Alyzai conserve la version envoyée ; importez une nouvelle version lorsqu’elle change |
| **Synchronisation avec SharePoint** | Alyzai réplique la source choisie à travers la connexion SharePoint autorisée |

Une synchronisation réussie doit être vérifiée sur une modification identifiable. Notez l’heure et
la valeur attendue, attendez que la collection reflète la mise à jour puis posez à nouveau la
question de contrôle. Ne déduisez pas une cadence si l’interface n’en affiche pas.

> [!WARNING]
>
> La synchronisation ne donne pas automatiquement accès au document. Les droits de la collection,
> de la connexion et de l’utilisateur restent appliqués.

## Si le document n’est pas utilisable

Vérifiez son état, son format, la connexion de la source et vos droits. Pour un scan, assurez-vous
que le texte est suffisamment lisible pour être extrait. Évitez d’importer plusieurs copies
identiques pour contourner un échec : elles créeraient des résultats en double lorsque le
traitement fonctionnerait.

## Vérification finale

* Le document se trouve dans la collection et le dossier attendus.
* Le titre et les tags permettent de l’identifier sans l’ouvrir.
* Son état indique qu’il est prêt.
* Une question ciblée retrouve le bon passage et sa source.
* Un compte représentatif de l’audience peut le consulter.
* Pour une source connectée, une modification test est reflétée après la synchronisation.

## En cas de problème

| Symptôme | Contrôle recommandé |
| - | - |
| Le traitement reste en attente | Patientez puis vérifiez l’état du service, le format et la taille du document. |
| Le texte d’un scan n’est pas retrouvé | Utilisez une version plus nette ou dotée d’un texte extractible. |
| La synchronisation ne reflète plus les changements | Contrôlez la connexion, le compte, la source et la dernière exécution. |
| L’Assistant cite une ancienne version | Retirez ou archivez les doublons et vérifiez le document mentionné. |
| Un utilisateur autorisé ne voit rien | Contrôlez la portée de la collection, le partage et les droits de la source externe. |

## Étapes suivantes

> [card] [Organiser une collection](https://docs.alyzai.com/fr/connaissances/organiser-une-collection.md)
>
> Structurer dossiers, ressources et accès.

> [card] [Cadrer le périmètre d’un agent](https://docs.alyzai.com/fr/agents/cadrer-le-perimetre.md)
>
> Autoriser un agent à utiliser la bonne collection.


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