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# Organiser une collection

> Créer une collection, y ajouter des éléments, les ranger en dossiers et les taguer.

> [!NOTE]
>
> Tutoriel · 10 min

## Résultat attendu

Vous allez créer une collection avec une portée explicite, ajouter un premier élément, l’organiser
dans un dossier et lui appliquer des tags utiles. Un utilisateur autorisé doit pouvoir retrouver le
contenu depuis la collection et par sa classification.

## Avant de commencer

* Identifiez le propriétaire du contenu et l’audience qui doit le consulter.
* Décidez si la collection doit rester personnelle ou être assignée à une équipe.
* Préparez un premier document ou une première table non sensible pour le test.
* Vérifiez qu’une collection existante ne couvre pas déjà le même contexte.

<Snippet file="snippets/permissions.mdx" />

**1. Créez une collection**

Choisissez **Créer collection**, donnez un nom compréhensible hors contexte et ajoutez une
description qui précise les contenus attendus et leur propriétaire. Conservez
**Collection personnelle** ou assignez une équipe selon l’audience minimale nécessaire.

![Fenêtre de création d’une collection Alyzai avec nom, description et équipe facultative](https://mintcdn.com/alyzai/St7evzCbpXJOLQ-i/images/product/connaissances/collections.png?fit=max\&auto=format\&n=St7evzCbpXJOLQ-i\&q=85\&s=97da78249426c72b4e64ed2bebbe0c1f)

Créer collection définit son nom, sa description et son équipe facultative.

**2. Ajoutez un premier élément**

Ouvrez la collection puis choisissez **Ajouter**. Le menu actuel propose **Document**,
**Dataset**, **Table d’entités**, **Lien**, **Q\&A**, **Nouveau dossier** et
**Synchroniser avec SharePoint**. Choisissez le format selon la nature du contenu, puis
importez uniquement la version que vous souhaitez rendre disponible.

![Collection Alyzai avec le menu Ajouter ouvert sur Document, Dataset, Table d’entités, Lien, Q\&A, dossier et SharePoint](https://mintcdn.com/alyzai/St7evzCbpXJOLQ-i/images/product/connaissances/collection.png?fit=max\&auto=format\&n=St7evzCbpXJOLQ-i\&q=85\&s=42478e2fdbbe40c1a599f0bf3e13ca6d)

Le menu Ajouter rassemble les formats de contenu, la création de dossiers et la synchronisation SharePoint.

**3. Créez une arborescence courte**

Ajoutez un dossier seulement si plusieurs éléments partagent un même regroupement. Limitez la
profondeur et utilisez des noms stables ; une arborescence trop détaillée masque les contenus
au lieu de les organiser.

**4. Appliquez des tags gouvernés**

Sur la ligne d’un élément, utilisez **Suggérer des tags** ou le bouton **+**. Choisissez des
tags existants lorsque leur sens correspond. Créez-en un uniquement s’il sera réutilisé et si
aucun synonyme n’existe.

**5. Testez la recherche et l’accès**

Attendez que le contenu soit prêt, puis retrouvez-le avec **Rechercher**, le filtre de type et
le tri **Plus récent**. Avec un compte représentatif, vérifiez que la portée autorise le bon
public et exclut les autres.

## Vérification finale

* Le nom et la description expliquent ce qui appartient à la collection.
* La portée correspond à l’audience prévue.
* L’élément se trouve dans un dossier utile, sans arborescence excessive.
* Les tags existent pour une raison de recherche réelle.
* Un utilisateur autorisé retrouve le contenu et un utilisateur non autorisé ne le voit pas.

## En cas de problème

| Symptôme | Contrôle recommandé |
| - | - |
| **Créer collection** est indisponible | Vérifiez l’accès au module et votre rôle de création. |
| Un élément est ajouté dans la mauvaise collection | Retirez-le puis réimportez-le dans la cible après avoir contrôlé ses accès. |
| Le document n’apparaît pas dans la recherche | Attendez la fin du traitement et vérifiez son état et son format. |
| Deux tags ont le même sens | Utilisez le gestionnaire pour les fusionner après avoir contrôlé leurs usages. |
| Un membre voit trop ou pas assez de contenu | Corrigez la portée et les partages sans élargir toute la collection par défaut. |

## Étapes suivantes

> [card] [Ajouter et synchroniser des documents](https://docs.alyzai.com/fr/connaissances/documents-et-synchronisation.md)
>
> Choisir entre import figé et source connectée.

> [card] [Gérer la taxonomie de tags](https://docs.alyzai.com/fr/connaissances/gerer-les-tags.md)
>
> Renommer, fusionner ou supprimer sans perdre le sens.


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