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Concept · 7 min
Exemple métier. Les exemples achats, qualité ou industrie illustrent le parcours. Adaptez les données, les rôles et le vocabulaire à votre contexte.
Les Connaissances constituent la mémoire organisée du workspace. Les collections réunissent des documents et données qui partagent un contexte, un propriétaire ou une audience. Les dossiers organisent localement leur contenu ; les tags permettent de retrouver un sujet à travers plusieurs collections. La galerie distingue Toutes, Mes collections et Partagées. Le bouton Créer collection ouvre le choix entre une collection personnelle et, lorsque vos droits le permettent, une équipe.
Fenêtre Créer collection avec les champs Nom, Description et Assigner à une équipe

Créer collection demande un nom, une description et une équipe facultative.

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Choisir le bon type de contenu

Une procédure rédigée appartient à un document. Une liste de dossiers avec statut et échéance appartient à une table. Évitez de placer une donnée structurée importante uniquement dans un paragraphe si elle doit ensuite être filtrée ou calculée.
Les collections peuvent être mentionnées avec @ dans l’Assistant, ajoutées au périmètre d’un agent et contenir la table cible d’un formulaire. Chaque usage reste soumis aux permissions de la ressource et de l’utilisateur.

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Collection, dossier et tag

Une collection détermine le grand contexte d’accès et de responsabilité. Un dossier répond à une question de rangement interne. Un tag répond à une question de recherche transverse. Par exemple, une collection peut appartenir à une équipe, des dossiers séparer les années et des tags identifier le statut ou le sujet. Ne créez pas une collection uniquement pour remplacer un tag, ni un tag pour reproduire toute une arborescence.

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Cycle de vie

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Limites et permissions

  • La portée d’une collection ne doit pas être plus large que son contenu le plus sensible.
  • Ajouter un document ne garantit pas qu’il soit immédiatement interrogeable ; attendez son état prêt.
  • Une source connectée peut cesser de se synchroniser si le compte ou la connexion expire.
  • Renommer une table, une colonne ou un tag peut affecter les formulaires, widgets, rapports et workflows qui les utilisent.
  • Une réponse produite depuis Connaissances doit pouvoir être vérifiée dans la source d’origine.
  • Les doublons et versions obsolètes réduisent la qualité de recherche ; définissez un propriétaire de mise à jour.

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Étapes suivantes

Organiser une collection

Créer une portée claire, ajouter puis vérifier les premiers éléments.

Gérer la taxonomie de tags

Gouverner une classification transverse sans multiplier les doublons.
Last modified on July 28, 2026