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Tutoriel · 10 min

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Résultat attendu

Vous allez créer une collection avec une portée explicite, ajouter un premier élément, l’organiser dans un dossier et lui appliquer des tags utiles. Un utilisateur autorisé doit pouvoir retrouver le contenu depuis la collection et par sa classification.

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Avant de commencer

  • Identifiez le propriétaire du contenu et l’audience qui doit le consulter.
  • Décidez si la collection doit rester personnelle ou être assignée à une équipe.
  • Préparez un premier document ou une première table non sensible pour le test.
  • Vérifiez qu’une collection existante ne couvre pas déjà le même contexte.
Vérifiez vos droits avant de commencer. Certaines actions dépendent de votre rôle dans le workspace ou du partage de la ressource. Si un bouton est absent ou désactivé, demandez au propriétaire de la ressource ou à un administrateur du workspace de vous accorder l’accès nécessaire.
1

Créez une collection

Choisissez Créer collection, donnez un nom compréhensible hors contexte et ajoutez une description qui précise les contenus attendus et leur propriétaire. Conservez Collection personnelle ou assignez une équipe selon l’audience minimale nécessaire.
Fenêtre de création d’une collection Alyzai avec nom, description et équipe facultative

Créer collection définit son nom, sa description et son équipe facultative.

2

Ajoutez un premier élément

Ouvrez la collection puis choisissez Ajouter. Le menu actuel propose Document, Dataset, Table d’entités, Lien, Q&A, Nouveau dossier et Synchroniser avec SharePoint. Choisissez le format selon la nature du contenu, puis importez uniquement la version que vous souhaitez rendre disponible.
Collection Alyzai avec le menu Ajouter ouvert sur Document, Dataset, Table d’entités, Lien, Q&A, dossier et SharePoint

Le menu Ajouter rassemble les formats de contenu, la création de dossiers et la synchronisation SharePoint.

3

Créez une arborescence courte

Ajoutez un dossier seulement si plusieurs éléments partagent un même regroupement. Limitez la profondeur et utilisez des noms stables ; une arborescence trop détaillée masque les contenus au lieu de les organiser.
4

Appliquez des tags gouvernés

Sur la ligne d’un élément, utilisez Suggérer des tags ou le bouton +. Choisissez des tags existants lorsque leur sens correspond. Créez-en un uniquement s’il sera réutilisé et si aucun synonyme n’existe.
5

Testez la recherche et l’accès

Attendez que le contenu soit prêt, puis retrouvez-le avec Rechercher, le filtre de type et le tri Plus récent. Avec un compte représentatif, vérifiez que la portée autorise le bon public et exclut les autres.

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Vérification finale

  • Le nom et la description expliquent ce qui appartient à la collection.
  • La portée correspond à l’audience prévue.
  • L’élément se trouve dans un dossier utile, sans arborescence excessive.
  • Les tags existent pour une raison de recherche réelle.
  • Un utilisateur autorisé retrouve le contenu et un utilisateur non autorisé ne le voit pas.

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En cas de problème

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Étapes suivantes

Ajouter et synchroniser des documents

Choisir entre import figé et source connectée.

Gérer la taxonomie de tags

Renommer, fusionner ou supprimer sans perdre le sens.
Last modified on July 28, 2026