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Tutoriel · 10 min

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Résultat attendu

Un document est visible dans la bonne collection, avec un nom, une portée et des tags utiles. Son état est prêt et une question de contrôle permet de retrouver une information explicite dans le contenu.
Vérifiez vos droits avant de commencer. Certaines actions dépendent de votre rôle dans le workspace ou du partage de la ressource. Si un bouton est absent ou désactivé, demandez au propriétaire de la ressource ou à un administrateur du workspace de vous accorder l’accès nécessaire.

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Avant de commencer

  • Choisissez entre un fichier figé et une source connectée qui doit rester synchronisée.
  • Vérifiez que vous utilisez une version finale et autorisée.
  • Retirez les données qui ne doivent pas être indexées ou partagées.
  • Contrôlez la lisibilité du texte, notamment pour un scan ou une image.
  • Identifiez la collection et le propriétaire responsables des mises à jour.
1

Ouvrez la collection cible

Dans Connaissances, choisissez la collection qui correspond au propriétaire, à l’audience et à l’usage. Ne choisissez pas uniquement le dossier dont le nom paraît proche.
Menu Ajouter d’une collection Alyzai avec les choix Document et Synchroniser avec SharePoint

Le menu Ajouter distingue l’import d’un document de la synchronisation avec SharePoint.

2

Ajoutez la source

Choisissez Ajouter > Document pour un fichier local ou Ajouter > Synchroniser avec SharePoint pour répliquer une source SharePoint disponible. Pour une connexion, vérifiez le compte, le site et le dossier exacts ; pour un import, contrôlez le nom et l’ouverture du fichier local.
3

Nommez et classez

Adoptez un titre compréhensible hors de son dossier, indiquez si nécessaire une date ou une version, puis appliquez seulement les tags qui facilitent une recherche réelle.
4

Attendez le traitement

Le document peut passer par un état de préparation avant d’être interrogeable. Attendez l’état prêt. Si le traitement échoue, n’utilisez pas sa présence dans la collection comme preuve que son contenu est disponible.
5

Vérifiez avec une question précise

Dans l’Assistant, mentionnez le document ou sa collection et posez une question dont la réponse figure mot pour mot ou sans ambiguïté dans le contenu. Demandez la citation ou le passage utilisé.

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Import ou synchronisation

Une synchronisation réussie doit être vérifiée sur une modification identifiable. Notez l’heure et la valeur attendue, attendez que la collection reflète la mise à jour puis posez à nouveau la question de contrôle. Ne déduisez pas une cadence si l’interface n’en affiche pas.
La synchronisation ne donne pas automatiquement accès au document. Les droits de la collection, de la connexion et de l’utilisateur restent appliqués.

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Si le document n’est pas utilisable

Vérifiez son état, son format, la connexion de la source et vos droits. Pour un scan, assurez-vous que le texte est suffisamment lisible pour être extrait. Évitez d’importer plusieurs copies identiques pour contourner un échec : elles créeraient des résultats en double lorsque le traitement fonctionnerait.

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Vérification finale

  • Le document se trouve dans la collection et le dossier attendus.
  • Le titre et les tags permettent de l’identifier sans l’ouvrir.
  • Son état indique qu’il est prêt.
  • Une question ciblée retrouve le bon passage et sa source.
  • Un compte représentatif de l’audience peut le consulter.
  • Pour une source connectée, une modification test est reflétée après la synchronisation.

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En cas de problème

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Étapes suivantes

Organiser une collection

Structurer dossiers, ressources et accès.

Cadrer le périmètre d’un agent

Autoriser un agent à utiliser la bonne collection.
Last modified on July 28, 2026