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Concept · 8 min
Les documents conviennent au texte à lire et à citer. Les tables et datasets conviennent aux données structurées : une ligne représente un élément, et chaque colonne porte une propriété stable. Une table est plus qu’un affichage. Ses colonnes servent de contrat commun aux formulaires, widgets, rapports, agents et workflows qui la réutilisent. Une modification de structure doit donc être traitée comme un changement partagé.

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Quand utiliser une table

  • filtrer, trier ou agréger des valeurs ;
  • alimenter un widget ou un rapport ;
  • collecter des réponses de formulaire dans des colonnes connues ;
  • permettre à un agent de retrouver un enregistrement précis ;
  • traiter un grand nombre de lignes dans une automatisation.

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Concevoir une structure fiable

Exemple métier. Une table « Fournisseurs » illustre bien les identifiants, catégories et statuts, mais le même modèle convient à des clients, équipements, dossiers ou demandes.

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Table ou document ?

Utilisez une table si la question porte sur des lignes, des colonnes, un filtre ou un calcul. Utilisez un document si la réponse doit être trouvée dans un passage rédigé. Lorsque les deux sont utiles, gardez les faits structurés dans la table et les explications dans un document lié.

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Cycle d’une donnée structurée

Avant de brancher plusieurs modules, ajoutez quelques lignes représentatives et contrôlez les filtres, calculs et valeurs vides. Pour un import volumineux, vérifiez un échantillon avant de considérer l’opération comme terminée.

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Limites

  • Une colonne qui mélange plusieurs types devient difficile à filtrer et à calculer.
  • Modifier un nom ou un type peut affecter les formulaires, widgets, rapports ou workflows qui le réutilisent.
  • Un accès à la collection ne remplace pas toujours les permissions de la source externe.
  • Un export est un instantané et ne reste pas synchronisé avec la table.
  • Un total correct ne prouve pas que chaque ligne est valide ; contrôlez aussi les doublons et les valeurs extrêmes.
  • Une écriture par agent ou workflow doit cibler des colonnes explicites et rester soumise aux droits configurés.
Gardez une validation humaine. Relisez les données, les destinataires et le résultat généré avant de publier, déployer, envoyer un message ou déclencher une action qui modifie vos outils.

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Questions fréquentes

Utilisez une valeur stable, unique et indépendante d’un libellé susceptible de changer. Si la source fournit déjà un identifiant fiable, conservez-le.
Oui, mais vérifiez d’abord les formulaires, widgets, rapports, agents et workflows qui la référencent, puis retestez-les après le changement.
Contrôlez les filtres, les valeurs vides et le type réel de la colonne. Un nombre stocké comme texte peut être exclu d’un agrégat.
Lorsque le besoin principal porte sur un grand nombre de lignes, des filtres, des calculs ou des traitements structurés plutôt que sur la lecture d’un texte.

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Étapes suivantes

Créer un formulaire

Collecter des lignes avec des champs contrôlés.

Choisir les sources d’un espace

Brancher une donnée structurée sur un widget.
Last modified on July 28, 2026